Ergebnisse statt Prokrastination, Motivation statt Multitasking, Flow statt Stress – wie geht das?
Die Zeiten sind hektisch, das Tempo ist oft atemberaubend, die Produktivität lässt zu wünschen übrig, aber die Ziele sind immer sportlich? Ja, so ergeht es immer mehr Menschen. Wir spüren, dass unser Arbeiten eine andere, bessere Qualität haben könnte, wissen aber oft nicht, wo wir ansetzen können, um unsere aktuelle Situation zu verbessern. Vielleicht ist es auch deshalb nicht so einfach, der Stress-Spirale zu entkommen, weil wir alle fleißig daran mitwirken, dass sie sich dreht und dreht und dreht …
Schritt für Schritt zu mehr Produktivität
Es geht darum, dass wir unsere Gewohnheiten ändern. Und das klappt bei den meisten Menschen nur, wenn sie erstens bewusst und zweitens Schritt für Schritt vorgehen. Ist der erste Schritt, die erste Anpassung unserer Gewohnheiten erfolgreich umgesetzt, kommt der zweite. Nicht vorher! Wichtig ist aber auch, dass wir begreifen, dass es nicht nur um mehr, sondern dass es auch um eine bessere Produktivität geht. Mehr zu schaffen, sollte nicht unser alleiniges Ziel sein. Gut lebt vor allem, wer auf bessere Weise mehr schafft.
Vertrauen ist besser als Kontrolle
Wer alles wissen muss, jeden Arbeitsschritt der Teammitglieder kontrollieren möchte und den Fortschritt seiner Projekte nur mit ständigen Soll-Ist-Abgleichen erfassen kann, hat alle Hände voll zu tun, damit ihr oder ihm die Kontrolle nicht entgleitet. Vertrauensvolle Zusammenarbeit hingegen sieht anders aus. Und bringt mehr. Erst einmal natürlich mehr zeitlichen Freiraum, der besser in die eigentliche Arbeit investiert werden kann. Das kann sich erstaunlich schnell rechnen.
Vertrauen ist aber auch besser fürs Miteinander. Wer einander vertraut, arbeitet nicht nur besser zusammen, sondern auch grundsätzlich mit mehr Leichtigkeit. In einer vertrauensvollen Umgebung wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern viel weniger Zeit darauf verwendet, die eigene Position zu schützen, einzuschätzen und abzugleichen. Kann aber jeder sein Bestes geben, ohne sich selbst gegen vermutete oder mögliche Beeinträchtigungen absichern zu müssen, wird auch das Arbeitsergebnis besser. Es lohnt, darüber einmal in Ruhe nachzudenken – und darüber zu sprechen.
Klarheit stärkt Produktivität
Wenn alle zweifelsfrei wissen, welches Ziel in einem Projekt verfolgt wird, können alle Beteiligten Sinn und Zweck der Arbeit verstehen. Sie werden zum einen immer abgleichen können, ob sie ihre eigenen Teilaufgaben im Sinne des Gesamtziels erfüllen, und können, sofern sie daran zweifeln, das Gespräch mit den Verantwortlichen oder mit Kolleginnen und Kollegen suchen. Unklarheiten können so schnell erkannt, als relevant eingeordnet und ausgeräumt werden. Noch wichtiger ist aber, dass die Teammitglieder ihre Arbeit nicht im luftleeren Raum machen, sondern sie in einen übergeordneten Kontext einordnen können. Das gemeinsame Ziel kann darüber hinaus das Gefühl für die Gruppe und sowohl das individuelle als auch das kollektive Selbstbewusstsein stärken. Insgesamt sind alle drei Faktoren – Klarheit, Kontext, Kollektiv – gemeinsam ein wichtiger Schlüssel zu größerer Sicherheit und damit zu einer Steigerung der Produktivität.
Vorsicht Telefon!
Wir sprechen und hören, schreiben und lesen, sehen und performen den lieben langen Tag. So kann es kaum etwas werden mit der Steigerung und Verbesserung unserer Produktivität. Wer kennt das nicht: Man ist super im Flow und – zack – klingelt das Telefon. Wir gehen ran, merken nach kurzer Zeit, dass dieser Anruf nicht allzu wichtig ist, ärgern uns ein wenig, sagen vielleicht sogar, dass wir jetzt wieder arbeiten müssen, und beenden das Gespräch. Natürlich dauert es jetzt wieder eine Weile, bis wir unsere Gedanken gesammelt haben und uns wieder konzentrieren können. Auf diese Weise haben wir gleich doppelt Zeit verloren. Erstens die Zeit, die uns das Telefonat gekostet hat. Zweitens die Zeit, die wir brauchen, bis wir wieder konzentriert und im Flow sind.
Doch wir können das ändern. Wir können uns Zeiten schaffen, die zu Schutzzonen werden, in denen uns niemand stört. Das geht ganz einfach, indem man zum Beispiel auf den Anrufbeantworter spricht, wann man erreichbar ist, und außerhalb dieser Zeiten konsequent nicht auf Anrufe reagiert. Alternativ oder ergänzend kann man für wichtige Telefonate auch Termine vereinbaren. Der Riesenvorteil für den Gesprächspartner ist, dass man sich dann auch voll auf ihn konzentriert und sich optimal vorbereiten konnte.
Übrigens: Abschalten lassen sich auch die Benachrichtigungen von Facebook, Twitter & Co. Das kann zu sofortiger Entspannung führen. Wenn man sich erst einmal traut, die Benachrichtigungen zumindest zeitweise abzustellen, ist die Überraschung über die angenehme Ruhe erst einmal groß! In Sachen Produktivität ist diese Entscheidung ein echter Meilenstein.
Dank digitaler Tools im Flow bleiben
Einerseits haben die modernen Technologien dazu geführt, dass wir an jedem Ort der Welt und zu jeder Tages- und Nachtzeit verfügbar sind. Das Team braucht eine Information? Die Chefin möchte Infos zum aktuellen Projektstand? Der Kunde wartet auf den Vertragsentwurf? Na klar, das wird sofort erledigt. Keine Frage, denn wir sind ja dynamisch und leistungsfähig. Richtig, oder? Na ja, ein zu hohes Maß an Dynamik kann die Leistungsfähigkeit auch einschränken. Wir kennen es alle, man ist im Flow, alles läuft super – und dann ploppen die E-Mails am Bildschirm auf, die Messengerdienste klingeln und die Gesundheitsapp erinnert daran, dass wir mehr Wasser trinken sollten. Irgendwann kommt der Moment, da schreit es in einem: „So kann ich nicht arbeiten!“ Dieser leiderprobte Aufschrei lässt sich nicht von der Hand weisen. Denn wer ständig in seinem Flow gestört wird, muss immer wieder die Mühe auf sich nehmen und sich erneut auf sein Arbeitsthema einstellen. Das kostet viel Zeit.
Doch die digitale Welt bietet auch Lösungen für viele Probleme. Warum nicht die Absender der Nachrichten mit einer automatischen Antwort darauf hinweisen, dass man sich während eines bestimmten „stillen“ Zeitfensters auf die eigentliche Arbeit konzentrieren muss, sich danach aber so schnell wie möglich meldet? Oder warum lässt man es nicht einfach zu, dass bestimmte, im Vorfeld definierte Timeslots von allen relevanten Ansprechpartnern eigenständig gebucht werden können? Das spart die Zeit für die Terminvereinbarung und ermöglicht es allen, ihre Fragen in möglichst kurzer Zeit zu klären. Oder wie wäre es mit einer Wissensdatenbank für das ganze Team, auf die alle, die über die entsprechende Berechtigung verfügen, zugreifen können? Auch das kann viel Zeit sparen und macht das Wissen im Team jederzeit verfügbar.
Fokussiert arbeiten – das stärkt die Produktivität!
Die meisten von uns haben viele, viele Aufgaben. Alle sind wichtig. Bei nahezu jeder Aufgabe wartet jemand auf das Ergebnis. Alternativ können die nächsten Prozessschritte erst begonnen werden, wenn die Aufgabe erledigt ist. Das erzeugt Druck und damit Stress. Und der ist dem beflügelnden Flow zwar strukturell ähnlich, wirkt sich aber im Gegensatz zum Flow negativ auf die Produktivität aus.
Warum also nicht den Druck von vornherein herausnehmen? Wie? Ganz einfach: Man priorisiert seine Aufgaben und schiebt alles beiseite, was nicht allzu wichtig ist. Das klingt hart. Aber wenn man die Hemmschwelle erst einmal überwunden hat, klappt es meist super. Mehr als arbeiten kann sowieso niemand – und die Arbeitszeit ist begrenzt. Wer aber nicht ständig durch Abwägungen und Priorisierungen aus seinem Flow gerissen wird, arbeitet konzentrierter und schafft in dieser Zeit mehr.
Das ist ein spannendes Thema, nicht wahr? Wenn auch Sie mehr dazu wissen möchten, schauen Sie sich doch mal unser Seminar-Angebot an oder rufen Sie unter Telefon 0049 9171 9897053. Wir freuen uns auf Sie!